A reforma tributária, com sua implementação se aproximando, já começa a evidenciar as vulnerabilidades nas operações fiscais das empresas brasileiras. Faltando menos de nove meses para o início da vigência do Imposto sobre Valor Adicionado Dual (IVA dual), muitas organizações ainda se deparam com processos morosos e uma dependência significativa de intervenções manuais.
Um levantamento conduzido pela V360, uma companhia especializada em automatizar pagamentos a fornecedores, revela que 62,2% das empresas demoram mais de 20 dias para registrar uma nota fiscal em seus sistemas, enquanto 22,3% extrapolam o prazo de 30 dias.
Paralelamente, 87% das empresas pesquisadas declaram possuir um alto nível de automação fiscal. Esse contraste ressalta o que especialistas denominam de “falsa automação”, situação em que os processos são digitais, mas ainda exigem uma considerável intervenção humana.
Apesar dos avanços tecnológicos, a adaptação ao novo modelo tributário deverá intensificar a pressão sobre estruturas consideradas ineficientes. Os dados revelam gargalos importantes justamente no momento em que o Brasil se prepara para transformações profundas em seu sistema tributário.
A pesquisa envolveu 355 profissionais de médias e grandes empresas, em sua maioria organizações com grande volume operacional. Do total de companhias entrevistadas, 63% processam mais de 10 mil notas fiscais mensalmente.
Automação incompleta e atrasos nos registros
Na prática, a automação ainda se mostra incompleta. Embora 61% das empresas consigam capturar notas fiscais de forma automática, apenas 49% conseguem registrá-las no sistema sem a necessidade de intervenção manual.
Essa realidade ocorre porque os sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP), que funcionam como o “cérebro” operacional das empresas, dependem de integrações e validações adicionais para operar plenamente no complexo ambiente tributário brasileiro.
“Muitas empresas acreditam estar automatizadas, mas ainda dependem de pessoas para validar dados e concluir processos”, explica Izaias Miguel, presidente-executivo (CEO) da V360. “O documento é inserido automaticamente, mas ainda requer ajustes e conferências antes de prosseguir no sistema.”
Potenciais riscos operacionais
O estudo também aponta deficiências na validação das notas fiscais. Apenas 48% das empresas realizam uma conferência completa, comparando itens, valores e quantidades com os pedidos de compra originais.
Outras 44% efetuam checagens parciais, enquanto 8% ainda operam de maneira totalmente manual.
Esse cenário eleva os riscos de pagamentos indevidos, erros fiscais e perda de controle interno, especialmente em empresas que lidam com um grande número de fornecedores.
“O tempo entre a emissão e o registro da nota fiscal é um indicador claro de eficiência. Quando esse processo leva semanas, há um acúmulo de exceções e retrabalho”, salienta Miguel.
Pressão intensificada com a reforma
A chegada do novo modelo tributário tende a agravar essa situação. As empresas precisarão adaptar seus sistemas para operar simultaneamente com regras antigas e novas, além de gerenciar tributos como o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), que comporão o IVA Dual.
Na avaliação do CEO da V360, o principal desafio não reside apenas na compreensão da reforma, mas em sua execução dentro de estruturas empresariais complexas e frequentemente pouco integradas.
“O estudo revela fragilidades significativas nos processos de validação: menos da metade das empresas realizam uma checagem completa das notas fiscais em relação aos pedidos de compra, enquanto as demais operam com validações parciais ou manuais. Esse panorama aumenta consideravelmente o risco de erros”, afirma Miguel.
Período de testes e adaptação
Em 2026, a reforma tributária entrará em uma fase de testes, com as empresas aplicando uma alíquota simbólica de 0,9% de CBS e 0,1% de IBS, que serão deduzidas dos tributos vigentes. A partir de 2027, os cinco tributos sobre o consumo serão progressivamente extintos, e as alíquotas de CBS e IBS aumentarão.
Mesmo com alíquotas simbólicas, as obrigações acessórias são imediatas. As empresas deverão detalhar a CBS e o IBS nas notas fiscais, preencher novos campos obrigatórios e informar corretamente a classificação fiscal de produtos e serviços. Em dezembro, a Receita Federal suspendeu as multas pela ausência da discriminação dos dois novos tributos nas notas fiscais até o quarto mês subsequente à regulamentação da CBS e do IBS.
Segundo Miguel, nesse contexto, a automação transcende a função de uma mera ferramenta operacional para se tornar um elemento estratégico. “Empresas mais eficientes tendem a ganhar agilidade para lidar com as mudanças, enquanto aquelas com processos fragmentados podem enfrentar maiores custos, erros e dificuldades na adaptação”, conclui.
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